共有ドライブのフォルダ設計テンプレート — 探さない会社になる部署別・案件別の型

「あの資料どこだっけ？」——社員が1日に何度も口にするこの一言は、フォルダ設計で消せます。

「Google Workspace入門」で、ファイルは共有ドライブに置くルールをお伝えしました。この記事はその次の一歩、共有ドライブの中身をどう設計するかのテンプレート集です。

部署別・案件別の2つの型をコピペで使える形で用意しました。自社用のツリー案をAIに作らせるプロンプトも付けています。

設計の原則は3つだけ

テンプレの前に、型の土台になっている原則です。この3つを守れば、細部は自社流に変えて構いません。

① 階層は3段まで

フォルダの中のフォルダの中のフォルダ、で止めます。4段目を作りたくなったら、それは分類のしすぎです。

② 「誰でも5秒で見つかる」命名——番号＋日本語

10_経理 のように番号を付けると、並び順が固定され、口頭でも「10番のフォルダ」で通じます。英語やローマ字は使いません。

③ 個人のマイドライブに会社データを置かない

マイドライブのファイルは退職と同時に消えます。会社の仕事のファイルは、必ず共有ドライブに置くのが大原則です。